行政書士で開業後、購入して良かった道具ベスト5

行政書士の開業情報

開業する前に、どんな道具を揃えればいいのか迷ったりしますよね。できれば、必要な物だけを揃えて、できるだけ開業費を抑えたいと思っているはずです。私も開業するときに同じことを思っていました。

しかし、開業するのが未体験の人は多いはずなので、本当に必要な道具が何なのかも分からないと思います。また、開業後、業務分野によって揃える実務書も変わってきます。

それでも、開業後絶対に必要な道具類もあります。そんな道具類ですが、開業4年経った現在でも買ってよかった道具があります。今回はそれをランキングにして紹介したいと思います。

スポンサーリンク

購入して良かった道具ベスト5

私が開業してから、購入して良かった道具ベスト5をあげます。

上記に挙げた5つが私が購入した道具の中で、開業してから使用頻度が高く良かった物になっています。それでは、1つずつ紹介していきますね。

1.デスクトップ型パソコン

デスクトップ型パソコン

開業してから1番購入して良かったのが、デスクトップ型パソコンです。なぜなら 行政書士の仕事は、書類作成がメインなのでパソコンに向かって作業をすることが多いからです。例えば、申請書、契約書、webサイトなどのあらゆる作業をパソコンで行います。

そんなパソコンですが、作業効率を上げてくれるパソコンを選ぶようにしましょう。態勢が悪くなり肩がこる、画面が小さくて目が疲れる、または起動が遅くて作業効率が悪いなどで作業のパフォーマンスを下げるようなパソコンを使っているようでは、問題ありになってしまいます。

なので、開業したら一番パソコンが使用しますので、作業パフォーマンスが上げれるような物を選びましょう。

旧型ノートパソコン

そうは言っても、私が開業したときは古いノートパソコンを使用してました。このパソコンは、開業する前から持っていた物です。少しでも開業費を抑えたかったので、そのまま仕事用として使用したのです。

しかし、この判断が失敗でした。なぜなら古いこともあり起動の遅さでストレスが溜まりや画面とキーボード一体型なので長時間作業には向いてなく肩がこるなどして作業パフォーマンスに悪い影響を与えていました。

そこで、改善しようと思いデスクトップ型パソコンに切り替えました。

ストレスが大幅に改善

パソコンを新しくしてからは、電源を入れて立ち上げまでスムーズに行くのですぐに仕事に取り掛かれるようになりストレスが大幅に改善されました。または、途中で容量が重くなってフリーズすることもなくなったので本当に助かってます。例えば、旧型の場合は、作業の途中でフリーズしてしまってそれまでの作業パァーということが何度もあったのです。

なので、最新型のパソコンとはいいませんが新しいパソコンにすることによって、作業パフォーマンスが上がってストレスが大幅に改善することができます。

疲れも大幅に改善

デスクトップ型パソコンにしたので、体の疲れが大幅に改善されました。なぜなら、画面とキーボードが分離しているので、作業しやすい態勢が取れます。また、画面が大幅に大きくなったことが良かったです。例えば、肩こりが減ったや目の疲れが大幅に軽減されました。

デスクトップ型パソコンにすることによって、体への負担が大幅に改善することができます。

BTOが安い

私が買ったデスクトップ型パソコンはBTOパソコンというもので、比較的安く購入しました。なぜ安く買えたかというと、BTOパソコンは受注生産になり、仕事ができるために必要最低限の機能だけを自分でカスタマイズできるパソコンだからです。例えば、大手家電量販店で購入したパソコンはすぐに使えて便利なのですが、筆まめなどの必要ないアプリまで入ってしまい仕事には必要ない物まで入っているので高い販売価格になっています。

なので、パソコンを安く購入したいと思ったら、仕事だけができる必要最低限の機能だけがあるBTOパソコンにするといいでしょう。

2.プリンター

ブラザープリンター

プリンターの使用頻度も高いです。なので、行政書士の実務にはプリンターも必要不可欠です。なぜなら、パソコンで作成した申請書や公的証明書の写しなどを印刷して、役所に提出するからです。例えば、公正証書遺言の手続きでは、身分証明書の写しを公証役場に提出しなければいけません

なので、プリンタ-の使用頻度も高くなるので、コンビニで済ませようとせず、必ず購入しましょう。

業務委任契約書はA3

プリンターを購入するときは、必ずA3サイズが印刷できるものにしましょう。なぜなら、実務でA3サイズの用紙を使った書類を作成するときがあるからです。例えば、行政書士とお客さまの間で交わす業務委託契約書や、法務局で取得できる公図の写しを取るときなどはA3サイズの用紙で印刷します。

このように、実務ではA3サイズがありますので必ずA3サイズ対応のプリンターを購入するようといいですよ。

FAX付き重要

プリンターを購入するときは、必ずFAX付きにするべきです。なぜなら、お客さんの中には携帯が苦手な人や、役所と事前打ち合わせなどでFAXを使うことが多いからです。私の経験で、市の地域によっては埋蔵文化財の照会という確認があります。その時に公図の写しをFAXで送って調べてもらったことがあります。

FAXを使った場面は、以外にも多いです。FAXがないとコンビニで行うことになるので無駄な時間になってしまうのでプリンターはFAX付きにしましょう。

営業するための販促物

チラシや設置物の印刷など、営業するための販促物を作るのにプリンターは必需品です。なぜ必要かいいますと、開業したらお客さんに知ってもらうために販促物を作る必要があるからです。

例えば、私が開業して最初に行ったことは自作でチラシを作り近隣の住宅に、ポスティグから始めました。初仕事もそこから来ました。次にプリンター使って、ハガキのDMを作って仕事を受注したこともあります。

なので、仕事を取るために販促物が必要になります。その販促物を作るのにプリンター必要になってきます。

スキャン付きでペーパーレス

私が買ったプリンタ―は、スキャン機能が付いたタイプです。スキャン付き機能が付いたプリンターを購入して良かったと思います。なぜなら、仕事が完了するごとに、案件ごとに写しの控えをペーパーレスで残しておくからです。 ペーパーで保管しておくと膨大な量を保管することになり、棚がいくつあってもたなくなってしまいます。

そうならない為にも、スキャン機能が付いたプリンターを購入すれば、UBSメモリーに保管しておけば、場所も取らずに便利です。

3.机&イス

イスと机

机とイスは、事務所に必要になります。よく自宅開業されている人は、事務所と生活空間が一緒になっていまい、仕事用の机とイスを購入していない人もいます。しかし、それはおすすめできません。なぜなら、仕事とプライベートを分けるためにも必要ですし、行政書士の仕事は机に向かって作業することも多々あるからです。

例えば、事務所のwebサイトを作ろうと思ったらパソコン作業に集中して行う必要が出てきます。このときに、仕事用の机とイスがあったほうが作業効率も上がります。

なので、開業したら必ず専用の机とイスは購入しましょう。

利便性考えたL字型の机

机の形は、利便性を考えた机にするといいでしょう。その理由は、仕事しているときにパソコン作業と同時に実務書などを広げて作業をするときが多いからです。こじんまりとした机では作業スペースがなく効率が悪くなってしまいます。

例えば、私が使っている机はL字型です。事務所の角に設置して両方から作業ができるようにしています。上記で挙げた画像で確認してください。

長時間使っても疲れないイス

イスは、購入するときは長時間使っても疲れない物を選ぶようにしましょう。多くの仕事が舞い込むようになると、イスに座って作業することが多くなるからです。また、開業当初も座学をするため、長時間座ることがあるからです。

例えば、何か調べ事するときは、丸一日事務所にこもって作業をするときがあります。その時にイスに座って長時間同じ姿勢でいることもあります。

なので、自分に合ったイスでなければ、作業しているうちにストレスが溜まるようになってしまいます。最悪、肩こりや腰痛に悩まされることにもなります。イスを購入するときは、少し高いイスを購入してもいいかもしれません。

追記

新しいイスを購入した記事も書きました。

4.ゴム印

ゴム印

上記の画像ようなゴム印を作っておくと便利です。ゴム印を作っておくと、名前や住所を手書きでする必要がなくなり、作業効率がグッと上がるからです。

例えば、請求を送るために封筒の裏面に住所名前を記入すると思います。それを手書きで書いていると時間もかかるので大変です。

なので、住所名前が一発で処理ができるゴム印を作っておくとおすすめです。

職務上請求書

行政書士になると、職権で使用できる職務上請求書というものがあります。その職務上請求書に名前住所を記入する欄があります。その時にゴム印で押す機会が多くあります。

なぜなら、職務上請求書とは、お客様の個人情報が詰まった書類が取れます。仕事でそのような書類を取得する機会が多いので、作業効率を上げるためにゴム印が必要になります。

例えば、相続手続きの場合は、お客さんの戸籍や住民票など取得することになります。相続人が多ければ多いほど、 職務上請求書に記入する機会も増えるということになります。

なので、行政書士になると職務上請求書を使う機会があるのでゴム印もあると非常に便利です。

郵送物の時に使える

書類を役所や他の専門家に送ったりすることがあります。その時にゆうパックなどを使用して送ります。送り主として住所名前を記入する必要がありますので、その時にゴム印で押印します。

例えば、相続手続きなら土地の名義変更が関わってきます。土地の名義を変えるためには登記が必要です。登記手続きは行政書士はできませんので、司法書士に頼むことになります。私は、揃えた書類を司法書士に送るために、ゆうパックで毎回送っています。その時にゴム印を使うようにしています。

このように、開業すると住所名前を記入することは多くあるのでゴム印があると助かります。

5.仕事専用の認印

認印

行政書士になると、多くの場面で職印を押す機会があると思います。しかし、それ以外の認印も使うことが多いので、仕事用の認印を作っておくといいでしょう。

遺言書の証人

行政書士の業務の中に公正証書遺言作成というものがあります。その時に証人という立場で認印を押印する機会があります。証人とは、公証人がお客様のために作った遺言書を第三者の立場から真実を確認する者です。

例えば、証人は「 事実確認をしました」と証明するために遺言書の原本に認印を押すことになります。

現代社会では、遺言書も認知されるようになり遺言書を作成する人も増えてきています。なので、行政書士になったら、証人なる機会が多くありますので認印を作っておくことをおすすめします。

おまけ

ランキング外になりましたが、業務で持っていると便利だった物を1つ挙げておきますね。それはハンズフリーです。私が開業している地域は田舎なので、移動は車になります。運転中にお客さんから連絡が来ることもあるので、すぐに対応できるようにハンズフリーを利用してます。

車を停めて出てもいいですが、それだと他の車に迷惑をかけてしまいます。運転後に連絡してもいいですが、それだと万が一新規のお客さんだったら最悪逃してしまうのですぐに対応できるようにしておいたほうがいいのでハンズフリーを持っているようにしています。

まとめ

どうだったでしょうか。紹介した道具に珍しい物はなかったと思います。しかし、ランキングで紹介した道具類は、本当に開業してから現在まで使用頻度が多いです。

これから開業するならば、最初に揃えておいても損はありませんので、検討してみてはどうでしょうか。

Twitterもやっているので、良かったらフォローお願いします。

コメント